Note for the Attention of Ms Ingestad,
Director General of DG HR

Subject:    Discrepancy between the Commission’s “requirement to be physically present in the office one day a week” for non-critical staff and Belgian Arrêté royal of 19 November 2021

We are contacting you concerning the “Coronavirus: Communication to Commission staff – Update 45”.

We would like to draw your attention to the discrepancy between the Commission’s “requirement to be physically present in the office one day a week” for non-critical staff and the Belgian “Arrêté royal modifiant l’arrêté royal du 28 octobre 2021 portant les mesures de police administrative nécessaires en vue de prévenir ou de limiter les conséquences pour la santé publique de la situation d’urgence épidémique déclarée concernant la pandémie de coronavirus COVID-19”,

(https://ostbelgiencorona.be/PortalData/57/Resources/dokumente/massnahmen_und_protokolle/erlasse/KE_20211119_FR.pdf),

which establishes that non-critical staff shall not be obliged to be physically present in the office.

For your convenience, we reproduce below the relevant sections of the said piece of le­gislation.

Art. 2. Dans l’article 2 du même arrêté, les modifications suivantes sont apportées :

1° le paragraphe 1er est remplacé par ce qui suit :

« § 1er. Le télétravail à domicile est obligatoire dans tous les entreprises, associa­tions et services, pour toutes les personnes occupées auprès de ceux-ci, quelle que soit la nature de leur relation de travail, sauf si c’est impossible en raison de la nature de la fonction, de la continuité de la gestion de l’entreprise, de ses activités ou de ses services. Le télétravail à domicile est exécuté conformément aux conventions collectives de travail et aux accords existants.

[…] » ;

2° il est inséré un paragraphe 1bis, rédigé comme suit :

« § 1bis. Par dérogation au § 1er, alinéa 1er, les entreprises, associations et ser­vices, visés au § 1er, alinéa 1er, peuvent, pour les personnes occupées auprès de ceux-ci, quelle que soit la nature de leur relation de travail, pour lesquels le télétravail à domicile est obligatoire, planifier des moments de retour, dans le respect des règles visées au paragraphe 2 et dans les conditions suivantes :

– un commun accord entre ces entreprises, associations et services et les personnes occupées auprès de ceux-ci, ce qui implique que ces personnes ne peuvent pas être obligées de participer à ces moments de retour ;

– le but doit être de promouvoir le bien-être psychosocial et l’esprit d’équipe de ces personnes ;

– ces personnes doivent recevoir préalablement les instructions nécessaires sur toutes les mesures à prendre pour assurer que le retour se déroule en toute sécuri­té ;

– ces personnes doivent être informées qu’elles ne peuvent en aucun cas revenir sur le lieu de travail si elles se sentent malades, présentent des symptômes de maladie ou se trouvent en situation de quarantaine ;

– l’employeur ne peut pas y lier la moindre conséquence pour ses travailleurs ;

– les déplacements en transports publics aux heures de pointe et le covoiturage vers et depuis le lieu de travail doivent être autant que possible évités ;

– la décision d’organiser des moments de retour doit être prise dans le respect de la concertation sociale dans l’entreprise, avec vérification de toutes les conditions.

Ces moments de retour peuvent s’élever à maximum un jour par semaine par per­sonne jusqu’au 12 décembre 2021 et à maximum deux jours par semaine par per­sonne à partir du 13 décembre 2021. Par jour, jusqu’au 12 décembre 2021 inclus, un maximum de 20% de ceux pour qui le télétravail à domicile est obligatoire conformé­ment au § 1er, peut être présent simultanément dans l’unité d’établissement, et à partir du 13 décembre 2021 ce maximum est de 40%. Pour les PME occupant moins de dix personnes, un maximum de cinq personnes parmi celles pour qui le télétravail à domicile est obligatoire conformément au § 1er, peut être présent simultanément dans l’unité d’établissement. » ;

3° dans le paragraphe 3, les mots « aux paragraphes 1er et 2 » sont remplacés par les mots « aux paragraphes 1er, 1bis et 2 ».

In these circumstances, we ask that the voluntary nature of office presence for non-essential staff be duly taken into account.

This is without in any way preventing colleagues from coming to work one day a week if they wish.

We have always appreciated the Commission’s commitment to at least take into account the requirements of the national legislation, if necessary with additional precautionary mea­sures.

In this case, however, it is clear that the Commission’s decision falls short of Belgian legisla­tion when staff have already amply demonstrated that they can guarantee the same effi­ciency – even more so, according to some Directorates-General – under conditions of gene­ralised telework.

In the current conditions, with the resumption of the pandemic, obliging colleagues to go to the office one day a week when services are facing a peak of work at the end of the year, far from being a measure likely to promote social cohesion, is only an ad­ditional source of unnecessary stress.

Cristiano SEBASTIANI

Président

Copy:

Mr Cristian Roques, Director – Health & Wellbeing – Working Conditions
Cabinet of Commissioner Hahn
Cabinet of the President
Brussels’ Commission staff and staff of the executive agencies