A la veille des futures réorganisations auxquelles la nouvelle Commission ne manquera pas de procéder, R&D demande de mettre en place des procédures claires.

Reorganisation de la DG RTD:

Des assurances mais aussi une “NANO” surprise

 

Dans ce contexte, il y a lieu de tirer toutes les leçons des erreurs du passé, de prendre en compte les bonnes pratiques en associant étroitement le personnel et ses représentants et, ceci, à chaque étape du processus.

 

Jamais plus des réorganisations aussi désastreuses que celle de la DG GROW

En effet, Il est impérieux d’éviter de nouvelles réorganisations aussi désastreuses que celles que nous avons connues, décidées du jour au lendemain par le fait du prince, de la princesse ou d’un quelconque chef de cabinet, sans consultation et ni transparence, avec des affectations et mobilités imposées sans le moindre dialogue, ni explication… L’exemple à ne pas suivre est bien celui de la création de la DG GROW décidée lors de l’arrivée de la Commission Juncker et dont le personnel paie encore aujourd’hui les conséquences (lien).

 

Pour établir ses propositions R&D a fait appel aux meilleurs spécialistes en prenant également en compte les résultats des différents Staff Surveys 

Comme toujours R&D ne s’est pas limité à assister les collègues et à dénoncer les réorganisations mal gérées mais nous avons étudié de manière approfondie les résultats des staff Survey et puis nous avons organisé plusieurs rencontres avec des spécialistes pour présenter des propositions permettant enfin à notre institution de réorganiser ses services sur base de procédures claires, avec une approche participative associant étroitement le personnel et ses représentants (lien nos démarches agiles).

Comme tous les spécialistes l’indiquent, en cas de réorganisation il est essentiel de respecter le « phasage PDCA » avec ses quatre temps :

• La phase P de préparation
• La phase D de déploiement
• La phase C de compréhension
• La phase A d’action, pour acter, abandonner ou ajuster le projet.

Dans le cadre de toute réorganisation il faut aussi rappeler le rôle essentiel joué par l’écoute et la communication qui ne sont pas à confondre avec les pratiques visant à essayer à vendre ex post les décisions déjà prises en secret.

Une véritable communication impose d’être à l’écoute des collègues bien avant d’adopter les décisions en les associant étroitement au processus et une fois la réorganisation mise en œuvre il est important de continuer le dialogue en organisant un retour d’expériences afin de corriger les erreurs éventuelles.

A cet égard, très récemment nous avons apprécié que, lors de la réorganisation de ses services le Secrétaire général ait souhaité rencontrer les représentants du personnel pour en présenter les détails en engageant ainsi un dialogue constructif. Il s’est agi là d’un tout premier pas dans la bonne direction même si en l’occurrence ce dialogue avait été organisé juste à la veille de l’adoption du nouvel organigramme.

 

L’approche participative retenue pour la mise en place de la réorganisation de la DG RTD constitue un pas de plus dans la bonne direction…

A la suite la suite de discussions et réflexions organisées en associant le staff depuis juillet 2018, le 15 janvier dernier le Directeur général de la DG RTD a présenté le aux collègues le projet de nouvel organigramme. Fidèles à notre engagement de toujours rester à l’écoute des collègues, nous avons alors invité le personnel de la DG RTD à nous faire part de ses remarques, suggestions, critiques, souhaits (lien).

Vous avez été très nombreuses et nombreux à nous contacter et nous tenons à vous remercier de votre confiance.

Concernant la réorganisation de la DG RTD, nous avons notamment apprécié la rupture par rapport aux mauvaises pratiques constatées dans le cadre d’exercices de ce type et :

• l’approche participative retenue dans le processus d’élaboration de ce projet d’organigramme et des missions confiées à chaque service, ceci dès la phase de conception, en organisant le dialogue avec le personnel ainsi qu’avec ses représentants avec des réunions, rencontres, cafés et discussions aussi au sein de chaque unité,
• l’engagement d’éliminer toute multiplication inutile des couches hiérarchiques,
• la volonté d’assurer une taille crédible des Unités et des Directions en mettant fin à l’anomalie des micro entités, telle que l’ancienne Direction C composée de trois seules unités, qui plus est de taille réduite dont le fonctionnement était d’ailleurs assez problématique comme confirmé par les résultats du staff Survey (lien) et encore plus à travers des commentaires exprimés dans ce contexte,
• une fois le projet d’organigramme présenté, la décision de permettre à chaque collègue d’exprimer trois priorités en matière d’affectation pour que tout un chacun puisse, autant que possible, trouver la place qu’il désire au sein de la nouvelle structure. Ceci en étant préalablement informé tant en ce qui concerne les missions précises de chaque unité qu’au sujet de l’identité du chef d’unité et du directeur concernés car ces éléments jouent aussi un rôle important.

Il s’agit aussi de mesures qui sont d’application depuis assez longtemps au sein des administrations les plus avancées, que R&D demande à la DG HR depuis toujours, mais en vain, de prendre en compte dans le cadre de toute réorganisation de nos services.

Le 30 avril dernier, le Directeur Général de la DG RDT a annoncé à son personnel l’adoption du nouvel organigramme par la Commission qui est entrée en vigueur à partir du 1^er juin dernier et vous avez continué à nous faire part de vos remarques.

 Des assurances …

Tout en ayant apprécié l’approche participative, vous nous avez néanmoins fait part de votre appréciation que le processus a été trop long (cfr. infra) ce qui a provoqué un climat d’incertitude et a imposé des efforts supplémentaires de la part des collègues pour mener à bien leurs missions.

De même, concernant l’attribution des ressources à chaque service, vous nous avez indiqué que le processus n’a pas semblé être toujours clair et lisible.

Concernant l’affectation du personnel, après les incertitudes initiales découlant de la demande de présenter pour chaque collègue ses priorités sans connaître dans les détails les dotations et les profils dont chaque service avait besoin, nous avons pris bonne note que dans une très large majorité des cas, la première priorité exprimée par les collègues a été honorée et qu’à présent tout le monde dispose d’une affectation définitive.

 

Mais aussi une … « NANO » surprise !

Le nouvel organigramme de la DG RTD entré en vigueur comprend cependant une surprise de la toute dernière minute, apparue lors de l’adoption de l’organigramme par la Commission, à savoir la création d’une nouvelle Direction « Internationale », « Direction H », constituant un cas unique de première « nano Direction » de notre institution étant composée d’une VINGTAINE de collègues repartis sur DEUX SEULES UNITES.

De la «micro» Direction C, à la «future ex» Unité 05, jusqu’à la «NANO» Direction H !

Or, la nouvelle Direction H reprend une partie des missions de la « future ex » Unité 05 « Global Europe » qui selon le projet d’organigramme présenté était destinée à remplacer l’ancienne Direction C, les autres tâches étant confiées à une nouvelle Unité 05 « Association Europe ».

La nouvelle Direction H devient dès lors par sa taille la première « NANO Direction » de notre institution…étant à l’abri de tout risque de réduction ultérieure puisque plus petite que cela c’est tout simplement impossible… comme nos collègues spécialistes en nanotechnologie nous l’ont confirmé !

Nous partageons l’étonnement des collègues qui ayant choisi d’être affectés auprès de la « future ex » Unité 05 « Global Europe » avaient déjà rencontré et apprécié leur « future ex » chef d’unité dont le nom avait déjà été officiellement annoncé et qui, suite à ce changement de dernière minute, a décidé de retourner à son ancienne affectation auprès de son ancienne Direction générale…

En tout premier lieu, R&D tient à rendre hommage aux collègues ayant relevé le défi de choisir de travailler au sein de la Direction H malgré le fait que la taille extrêmement réduite de ce service, risque de ne pas faciliter l’accomplissement de leurs taches. R&D reste à la disposition des collègues de la nouvelle Direction H pour les assister pour toute difficulté éventuelle à laquelle elles-ils pourront être confrontés.

 

Des explications s’imposent !

D’autre part, de tels revirements de toute dernière minute lors de l’adoption de l’organigramme par la Commission, mettant soudainement en cause plusieurs principes présentés comme étant à la base de sa conception, ne peuvent pas être passés sous silence et rester sans explication !

Puisque la Commission, dans tous les cas, reste seule responsable de l’organisation de ses services, nous ne voulons pas croire que ces changements introduits à la toute dernière minute dans l’organisation de la DG RTD puissent, d’une quelconque manière, être le fruit d’une « politisation » du processus d’adoption de cet organigramme, ayant même déjà pu retarder son adoption.

 

R&D s’oppose à toute tentative de politisation dans l’organisation des services de notre institution 

Il est évident qu’aucune procédure régissant la réorganisation des services de notre institution ne sera crédible si le processus n’est pas étanche aux interventions externes.

Hélas, il est de plus en plus fréquent que les représentants d’Etats membres, en invoquant à tort et à travers l’équilibre géographique dans le partage des postes d’encadrement et en prétendant l’appliquer jusqu’à la plus petite échelle, en défendant avec acharnement certains candidats au détriment de tous les autres y compris de même nationalité, en arrivent à revendiquer un quota fixe de leurs ressortissants dans l’organigramme de chaque Direction générale.

Ceci alors qu’eu égard au statut la priorité doit toujours être donnée aux qualités professionnelles des candidats, la nationalité ne restant qu’un facteur secondaire à prendre en compte.

Tout comme les parachutages, de telles pratiques provoquent la démotivation des autres membres du personnel qui, très naïvement, restent encore et toujours fidèles à leur mission de fonctionnaires de l’UE, en étant fiers de l’être, et refusent de renoncer à leur indépendance au risque d’être réduits au rôle de simples mandatés de leur Etat Membre à qui ils-elles devraient leur nomination, et ce, afin de préserver leurs perspectives de carrière.

A cet égard, le 15 avril dernier dans le cadre du débat en cours concernant la réforme des procédures de nomination de l’encadrement supérieur, nous nous étions adressés à M. Oettinger (lien) et concernant la réorganisation en cours de la DG RTD et nous avions indiqué que :

« (…) En guise d’exemple après la publication du projet d’organigramme il nous revient qu’une représentation permanente en serait arrivée à dicter une « formule magique » qui dans tous les cas doit être respectée, à savoir le quota des postes attendus dans l’organigramme pour des fonctionnaires de cette nationalité et par type de fonctions, en descendant dans les calculs jusqu’au niveau de chef d’unité adjoint.

D’aucuns imaginent à présent qu’une telle prétention de toute évidence inacceptable ne serait pas fermement rejetée par notre institution, mais tout au contraire serait même susceptible de mettre en cause l’adoption de l’organigramme de cette DG s’il n’était pas modifié, et ceci, afin « d’honorer » la partie la plus « noble » de ladite « formule magique !» 

Nous demeurons dans l’attente d’une réponse de M. Oettinger que nous ne manquerons pas de solliciter. Dans ce contexte, nous nous réservons également de demander l’accès à tout document pouvant éventuellement contribuer à expliquer la genèse de ces revirements de toute dernière minute.

 

Tirons ensemble les leçons de ce processus !

Il est évident qu’une réorganisation ne signifie pas que tout est désormais figé à tout jamais dans la nouvelle configuration et il est important de rester à l’écoute du personnel et de ses représentants dans une logique d’amélioration permanente.

Ainsi, nous vous invitons à nous faire part de vos commentaires concernant le nouvel organigramme de la DG RTD adopté in fine ainsi qu’au sujet du processus ayant conduit à son adoption : votre avis nous est très précieux!

De même, nos spécialistes sont encore et toujours à votre disposition pour vous assister en cas de difficulté concernant votre affectation.

R&D Tél. : 55676 ; osp-rd@ec.europa.eu