Réorganisation du Service Juridique :
Un bon exemple à saluer !

Il faut établir des règles claires en matière de réorganisation des Directions générales et Services

R&D n’a jamais manqué de dénoncer lesréorganisations désastreuses décidées du jour au lendemain par le fait du prince, de la princesse ou d’un quelconque chef de cabinet, sans consultation et ni transparence, avec des affectations et mobilités imposées sans le moindre dialogue, ni explication …

Hélas, trop souvent le personnel est victime de pratiques absolument inacceptables où tous les aspects d’une réorganisation sont laissés au seul bon vouloir, à la sensibilité, à l’ego, plus ou moins, surdimensionnés du Direc­teur général, de la Directrice générale ou du Directeur, de la Directrice de l’Agence. 

Comme toujours, R&D ne s’est pas limité à assister les collègues et à dénoncer les réorganisations mal gérées mais nous avons étudié de manière approfondie les résultats des staff Survey et puis, nous avons organisé plu­sieurs rencontres avec des spécialistes pour présenter des propositions permettant enfin à notre institution de réorganiser ses services sur base de procédures claires, avec une approche participative associant étroitement le personnel et ses représentants.

Comme tous les spécialistes l’indiquent, en cas de réorganisation il est essentiel de respecter le « phasage PDCA » avec ses quatre temps :

· La phase P de préparation

· La phase D de déploiement

· La phase C de compréhension

· La phase A d’action, pour acter, abandonner ou ajuster le projet.

Dans le cadre de toute réorganisation il faut aussi rappeler le rôle essentiel joué par l’écoute et la communica­tion qui ne sont pas à confondre avec les pratiques visant à essayer de vendre ex post les décisions déjà prises en secret.

Une véritable communication impose d’être véritablement à l’écoute des collègues bien avant d’adopter les décisions en les associant étroitement au processus.

Une fois la réorganisation mise en œuvre, il est aussi important de continuer le dialogue en organisant un re­tour d’expériences afin de corriger les erreurs éventuelles.

R&D encore et toujours en défense de l’Indépendance du Service Juridique

R&D a toujours rappelé que l’indépendance et l’excellence de notre Service Juridique sont essentielles pour ga­rantir le bon fonctionnement de notre institution mais constituent aussi une garantie fondamentale non seulement pour le personnel mais aussi pour les citoyens européens qui ont droit d’être rassurés sur le fait que toutes les décisions adoptées sont pleinement respectueuses du cadre juridique en vigueur.

À cet égard, nous nous sommes toujours opposés avec la plus grande fermeté à quelque mesure que ce soit qui porterait atteinte à l’indépendance du SJ ou empêcherait celui-ci de fournir des avis juridiques francs, objectifs et complets.

C’est ainsi que, par le passé récent, nous avons ouvertement contesté la tentative de transférer le SJ sous l’autorité du secrétaire général, et/ou d’en modifier la structure, le fonctionnement et les tâches, d’empêcher le SJ de continuer à déposer des observations écrites dans toutes questions préjudicielles dont la Cour de Justice est saisie… ( Note à l’attention de M. Günther OETTINGER – Votre réponse du 9 mars dernier « Renouveau et De­mocratie (renouveau-democratie.eu))

Et ceci, sans oublier les tentatives encore plus mal avisées que nous avions dénoncées au CESE, visant pure­ment et simplement à supprimer le Service Juridique afin d’éliminer tout obstacle qui pourrait s’opposer à une administration,  de plus en plus, autoréférentielle et allergique à toute critique.  Ces tentatives ont soulevé une très forte réaction du Parlement européen demandant au CESE « de fournir à son service juridique une stra­tégie de travail formelle afin de garantir qu’il soit officiellement et systématiquement associé aux ques­tions les plus importantes du Comité sans que la décision de le consulter ou non ne soit confiée aux dif­férents services » ( Cas d’harcèlement au CESE : Décision du PE concernant la décharge 2019 – Arrêt T 843/19… « Renouveau et Democratie (renouveau-democratie.eu) )

L’approche participative retenue pour la réorganisation du Service Juridique constitue une très bonne application des principes défendus par R&D

Nous nous réjouissons de constater que l’approche pour la réorganisation du Service Juridique qui vient d’être annoncée par Mr Calleja est sans nul doute une bonne pratique.

En effet, l’approche retenue correspond aux meilleures pratiques d’application depuis assez longtemps au sein des administrations les plus avancées et que R&D demande à la DG HR depuis toujours de prendre en compte systématiquement dans le cadre de toute réorganisation de nos services.

Dans le cadre de l’approche retenue pour la réorganisation du SJ, nous avons notamment apprécié la rupture par rapport aux mauvaises pratiques constatées dans le cadre d’exercices de ce type et :

– L’approche participative retenue dans le processus d’élaboration de cette réorganisation, ceci dès la phase de conception, en mettant en place quatre groupes de travail et en organisant aussi le dialogue avec le personnel au sein de chaque unité ;

– La transparence en ce qui concerne la composition de ces groupes de travail par le biais de la pu­blication d’un appel à manifestation d’intérêt ;

– La clarté dans les objectifs poursuivis et l’étendue des problématiques qui seront abordées au sein des groupes de travail.

Il convient de citer, plus en détail, ici, les aspects traités aussi afin de permettre à d’autres Directeurs gé­néraux de s’en inspirer dans la mesure où plusieurs parmi ces aspects ont été par le passé considérés comme relevant des « prérogatives régaliennes » découlant de leur « souveraineté » et en tant que tels, soustraits à toute possibilité de dialogue avec le personnel et ses représentants.

En effet, dans le cadre des discussions qui auront lieu au sein de ces groupes de travail, il sera notam­ment question d’aborder :

– La structure de base et taille, responsabilités et distribution des compétences au sein des équipes, la structure de l’organigramme, les éventuelles synergies et potentiels gains d’efficacité au sein et entre les équipes ;

– L’analyse des rôles de chaque membre de l’encadrement, la répartition des AD et des AST au sein des équipes, le rôle des AST/SC, la centralisation des tâches et groupes / réseaux de juristes, le rôle des as­sistants du Directeur général ; 

– La mobilité, les rotations des Chefs de file, du personnel entre les équipes et en dehors du Service juri­dique, y compris auprès d’autres institutions ou organismes internationaux, les procédures et modalités assurant la transparence des décisions adoptées à cet égard ;

– Le bien-être des collègues, les actions de prévention et de suivi, le retour à la « nouvelle normalité » : nouvel aménagement des espaces de travail ; nouvelles mesures de télétravail et de présence au bu­reau ;

– La gestion des talents, le recrutement, les profils, les méthodes de sélection, composition des panels et publicité seront discutés ;

– La mise en place d’un système de « mentoring » spécifique pour assister et accompagner le personnel au sein du SJ qui change d’équipe ;

– Le principe d’égalité des chances devant être respecté tout au long de la carrière ;

– La formation, interne et externe, tant pour les nouveaux collègues et en continu pour le personnel ;

– Le développement de carrière et notamment comment attirer les jeunes talents, les concours internes ou externes, les sélections de conseillers juridiques, d’experts confirmés, d’assistants confirmés, la trans­parence des exercices d’évaluation et promotion.

Malgré l’étendue des thèmes abordés, il est appréciable qu’il soit précisé que la liste des sujets à traiter par cha­cun des groupes n’est pas exhaustive et est proposée à titre indicatif. Ils pourront être ajustés.

Si cela constitue sans nul doute un bon départ, une fois que le projet de nouvelle structure aura ainsi été élaboré, il sera aussi important de permettre à chaque collègue d’exprimer ses priorités en matière d’affectation pour que tout un chacun puisse, autant que possible, trouver la place qu’il désire.

Ceci en étant préalablement informé tant en ce qui concerne les missions précises de chaque équipe qu’au su­jet de l’identité du manager concerné car ces éléments jouent aussi un rôle important.

R&D reste à la disposition du personnel du SJ pour vous assister tout au long de ce pro­cessus.

Cristiano Sebastiani,
Président