OIB TV
Back to the office in “The One”?
Et
“Back to square one” concernant le Far West des open spaces ?
Dans le premier épisode d’OIB TV lancé récemment ( https://myintracomm.ec.europa.eu/dg/oib/Multimedia/Videos/Pages/VideoDetails.aspx?guid=7f70c310-1614-4da9-aa23-1d46c9cf8e8a), Marc Becquet, nouveau Directeur de l’OIB, nous annonce l’entrée, dans le parc immobilier de la Commission, de la tour The One ( lien ) conçue d’espaces de travail révolutionnaires et ultra modernes.
D’une part, nous saisissons cette opportunité pour souhaiter la bienvenue au directeur de l’OIB Marc Becquet en marquant toute notre disponibilité et ouverture pour une réflexion de qualité et un dialogue constructif ce qui n’a pas toujours été possible par le passé.
D’autre part, force est de constater que l’OIB semble avoir déjà réfléchi à une exploitation optimale des mètres carrés de la tour « The One » (20 étages sur 94 mètres de hauteur), devenue déjà un symbole des citoyens réfractaires aux projets de l’implantation de tours à la rue de la Loi.
L’abandon du site de Beaulieu annoncé « à la télé » au personnel concerné ?
En réduisant l’empreinte carbone (c’est-à-dire les mètres carrés disponibles pour chaque collègue), le directeur de l’OIB déclare ainsi que la Commission épargnera 3.300.000 Euro par an en terme de loyer sur les bâtiments qui seront abandonnés les premiers, soit les Beaulieu 1-5-9, connus pour leurs grands espaces communs de convivialité et d’échanges entre collègues, et donc plus difficilement « optimisables » et transformables en open spaces .
Le télétravail n’est pas la variable d’ajustement pour obtenir des économies concernant la politique immobilière notamment par le biais de la mise en place généralisée et irréfléchie aux « open spaces »…
R&D a toujours défendu le télétravail en tant qu’outil devant être intégré dans une gestion moderne des ressources humaines, en négociant des conditions plus favorables pour le personnel et en dénonçant avec fermeté les attitudes inacceptables des petits chefs notamment au sein des agences exécutives ( télétravail: de réelles avancées! ; télétravail ; situation intenable au sein de l’EASME )
Depuis le début de la crise sanitaire, le télétravail est devenu la règle à la Commission, confinement oblige. Il y a fort à parier qu’il le restera, en partie, et qu’il sera nécessaire dans les semaines à venir de prévoir un équipement adéquat en matière d’ergonomie et de technologie pour tous les collègues travaillant actuellement sur leur table de cuisine ou au salon sans avoir préalablement été équipés par leur employeur comme par exemple d’un écran supplémentaire resté au bureau ou encore d’une chaise ergonomique. Il est fort à parier également que d’ici quelques semaines voire quelques mois, certains de ces collègues devront consulter pour des problèmes de troubles musculosquelittiques (TMS) qui nécessiteront certainement des arrêts maladies étalés sur la durée. A titre d’information, en Belgique, les TMS sont de loin la première cause de maladie professionnelle.
Le management de l’OIB se dit que, peut-être, il ne sert plus à rien de disposer de grands espaces de bureau et de réception dans le monde post-COVID…
Sauf que, les experts indépendants confirment que suite au COVID, les immeubles de bureau doivent être repensés avec moins d’open spaces, une dé-densification générale et plus d’espaces dédiés aux réunions.
Or, l’OIB semble avoir déjà entamé les procédures pour l’exécution imminente des travaux d’aménagement de l’ensemble des plateaux de la tour suivant des plans communiqués au propriétaire de l’immeuble.
· Mais qu’en est-il de l’avis des collègues ?
· Ont-ils été informés, consultés sur les plans d’aménagement ?
· Les collègues de la DG REGIO et de la DG ENV ont-ils été informés par leur Directeur général respectif de la situation et du timing du déménagement de Beaulieu vers la rue de la Loi ?
· Un dialogue a-t-il été ou va-t-il être établi afin de connaître leurs opinions sur leurs futurs espaces de travail ou bien sera t’il à nouveau question d’inviter tout le Personnel à assister à une réunion d’information « après-vente » pour lui présenter son nouvel espace de travail ?
A ce jour, aucune initiative de ce genre n’a été mise en place. S’agira-t-il une nouvelle fois d une décision unilatérale sans concertation de la partie la plus importante de ce projet: le personnel !
R&D demande que les engagements politiques du Commissaire Hahn que nous soutenons avec conviction mettant le personnel au cœur de la gestion des Ressources Humaines et confirmant tout son attachement au dialogue social, soient suivis d’effets concrets….
Le Commissaire Hahn a constitué quatre équipes de travail chargées de réfléchir à de nouvelles manières de travailler, conférant une plus grande autonomie aux membres du personnel et plaçant leur bien-être au centre des préoccupations, tout en confirmant son attachement au dialogue social.
R&D qui n’a jamais ménagé ses critiques concernant la gestion actuelle des ressources humaines, soutient avec conviction ces orientations qui ne doivent néanmoins pas rester de simples slogans contredits par les décisions adoptées in fine.
Ainsi, ce grand projet de déménagement doit mettre le bien être des collègues au cœur du processus décisionnel et ne peut pas être simplement annoncé par la nouvelle chaine de l’OIB sans des discussions approfondies avec le personnel et ses représentants.
L’époque du « Far West » dans la mise en place des open spaces est définitivement révolue !
Ce que l’émission de l’OIB semble « oublier » c’est que par sa communication « sur l’environnement du travail de demain », en accueillant les demandes de R&D et de la représentation du personnel, la Commission a décidé de mettre fin une fois pour toutes au véritable « Far West » qui permettait jusque-là, à chaque DG, d’organiser sa propre conception d’un espace paysagé (open space), étant soutenue aveuglement par l’OIB s’étant déguisé en « bureau de vente des open spaces ».
Force est de rappeler que par cette communication la Commission a confirmé une fois pour toutes que c’est le bien être des collègues et non pas uniquement des considérations purement économiques et techniques qui doit être au cœur de tout projet concernant l’aménagement de l’espace de travail au sein de tous les bâtiments et tours de notre institution.
Nous comprenons aisément que certains au sein de l’OIB puissent ressentir toute la nostalgie pour les « beaux vieux temps » où il suffisait de s’entendre avec un Directeur général pour aménager tout un bâtiment en open space et nous comptons sur M. Becquet pour que le nouveau cadre juridique établi par la Commission soit dûment pris en compte par l’OIB.
En particulier, comme le Service Juridique l’a rappelé dans son avis du 9 mars dernier en confirmant ainsi en tout point l’analyse de R&D et de la représentation du personnel, toute mise en place d’un nouvel espace paysagé doit respecter les principes et les étape établis par la communication de la Commission et est soumise à une gouvernance au niveau central par le biais de la mise en place d’un comité de pilotage : « chargé de fournir des conseils sur des projets individuels de modification de l’environnement de travail soutenus par le service intégré, de superviser la mise en œuvre des principes et recommandations concernant l’environnement de travail de demain ainsi que les travaux du service intégré ».
A cet égard, fidèle à son esprit toujours constructif, R&D propose à l’OIB le thème de sa deuxième émission sur sa nouvelle chaine télé : « L’association du personnel et de ses représentants tout au long du processus de conceptualisation et de mise en œuvre du nouvel espace de travail et les étapes à respecter pour la création d’un espace paysagé 1»
Nous nous permettons de suggérer qu’à cette occasion une attention toute particulière soit consacrée à l’illustration du principe 9 établi par la communication de la Commission :
PRINCIPE 9. Le personnel concerné devrait être associé tout au long du processus de conceptualisation et de mise en œuvre du nouvel espace de travail.
Il est essentiel d’établir une communication bidirectionnelle avant et pendant le processus de mise en œuvre. Une approche consultative pour la conception du nouvel espace de travail nécessite de bons processus de dialogue et de prise en compte des retours d’information. Par conséquent, le personnel concerné devrait être étroitement associé au processus dès le début, y compris en exprimant ses besoins concernant l’espace de travail et en contribuant à la prise des décisions quant à sa conception finale. Il peut faire appel à des organisations représentatives du personnel compétentes pour l’aider dans ce processus
Ainsi qu’aux obligations suivantes imposées par le manuel des conditions d’hébergement des services de la Commission—partie 2 :
« (…) (2) étude préalable interne à la DG demanderesse en association avec le personnel concerné notamment pour vérifier la compatibilité des tâches avec un environnement de travail paysage et pour définir le projet »
(4) (…) transmission de l’ensemble du dossier au service demandeur et au CPPT (CSHT pour Luxembourg) ».
La santé du personnel au cœur de toute politique de la Commission
R&D rappelle une fois de plus que la Commission en tant qu’employeur a des devoirs à respecter, notamment l’article 1er sexies du statut ainsi que la jurisprudence qui insiste sur l’application de la directive 89/391 sur le fait «… que l’employeur est tenu d’assurer la sécurité et la santé de son personnel dans tous les aspects liés au travail et que dans ce domaine, l’obligation pour l’institution, en qualité d’employeur d’assurer la sécurité de son personnel, s’impose avec rigueur particulière et la marge d’appréciation de l’administration, sans être inexistante, est réduite».
Cristiano SEBASTIANI,
Président
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1 Voir point 3.5. du manuel des conditions d’hébergement des services de la Commission—partie 2 « Les étapes d’un dossier de création d’un espace paysagé » :
« Afin de réaliser un espace de bureau paysagé il est suggéré de suivre les étapes suivantes: (Ì) définition des objectifs à atteindre par le recours à l’espace paysage (auteur DG/Service) en contact avec l’Office concerné (OIB/OIL); (2) étude préalable interne à ta DG demanderesse en association avec le personnel concerné notamment pour vérifier la compatibilité des tâches avec un environnement de travail paysage et pour définir le projet; (3) analyse de la demande par l’Office (OIB/OIL) et vérification de la faisabilité architecturale et technique du projet (respect des normes, des conditions SST, coût, calendrier, etc.); (4) transmission de l’ensemble du dossier au service demandeur et au CPPT (CSHT pour Luxembourg); (5) phase de finalisation du projet (éventuelles précisions ou corrections); (6) décision finale du service demandeur; (7) réalisation technique (OIB/OIL); (8) évaluation de l’aménagement après quelques mois de fonctionnement et détermination, le cas échéant, des actions correctives nécessaires ».