Bruxelles, le 27 avril 2021

Les bureaux : un hôtel low cost ou un complexe de luxe ?

Est-ce que le Commissaire Hahn et les directeurs généraux, G.J. Koopmans, G. Ingestad, et M. Becquet, seraient heureux si, après avoir réservé une belle chambre dans un hôtel pour leurs vacances amplement méritées, ils découvraient avoir été totalement bernés ? Nous pouvons être sûrs qu’ils seraient particulièrement mécontents et qu’ils se plaindraient auprès du gérant.

Le complexe immobilier de la DG BUDG : des « suites de luxe » pour quelques uns, des « suites » pour les managers, et les « pièces en sous-sol » pour le reste du personnel !

Pire encore: est-ce qu’ils accepteraient que lors d’un voyage de groupe, seuls les organisateurs puissent visiter l’hôtel et s’arroger les suites (c’est-à-dire les bureaux individuels) pour eux-mêmes tandis qu’ils ne feraient que donner les plans de l’hôtel aux autres membres de l’équipe de façon à ce qu’ils puissent mesurer le « privilège » d’utiliser les chambres en sous-sol (c’est-à-dire les bureaux dynamiques) que les organisateurs leur ont généreusement réservées ?

Nous savons que chacun est son meilleur avocat comme le dit le proverbe, mais tout de même…

Nous ne pensons pas ainsi ! Et pourtant, c’est exactement ce qui s’est passé pour le déménagement de la DG BUDG au Black Pearl (BP), où seul le management avait eu le droit de visiter le nouveau bâtiment , se réservant l’intégralité des bureaux individuels (37 m2 pour le dircteur général, 27 m2 pour les directeurs, 14 m2 pour les chefs d’unité et pour les deux assistants du directeur général), et envoyant tout simplement les plans du bâtiment au reste du personnel afin que chacun apprécie le slot de 7 m2 de bureau dynamique qui lui était « généreusement » octroyé.

Bien sûr, « le ridicule ne tue pas, mais il vous met mal à l’aise »

Force est de constater que les leçons du management désastreux et de l’échec du passage à l’open space de la DG BUDG au Breydel 2, qui sur la requête des représentants du personnel a imposé l’intervention au Service juridique pour rappeler à la DG HR, à la DG BUDG et à l’OIB les règles applicables, n’ont pas été retenues (Workplace of the Future Secession of DG BUDG ?)… et que nous baignons plus que toujours en pleine parodie de mauvais goût de la Ferme des animaux (George Orwell) où tous sont égaux, mais il y en a qui le sont plus que d’autres.

A quel point nous sommes loin du concept de « diriger en montrant l’exemple » et de « la culture de la confiance » prônés par le Commissaire Hahn !

Nous sommes sûrs que le Commissaire Hahn appréciera la mise en œuvre mémorable des principes qu’il réitère constamment, à savoir « diriger par l ‘exemple » et instaurer « la culture de la confiance »… et encore plus du fait que la DG BUDG est directement sous sa tutelle politique!

Tout au moins, on notera que Mme Ingestad semble avoir mieux intégré ces concepts puisqu’elle a eu la décence d’accepter d’aller en open space/bureau dynamique et qu’on imagine qu’elle va demander à tout l’encadrement de la DG HR de faire de même.

La DG BUDG est de très loin la grande gagnante du concours international d’architecture avec le Prix du « plus grand, du plus beau et du plus lumineux bureau individuel d’un directeur général de la Commission »!

A la fin du processus, nous organiserons, bien sûr, avec l’accord du gagnant, des visites guidées pour le reste du personnel, qui pourra ainsi s’échapper de son univers de bureaux dynamiques le temps d’un instant.

En effet, l’organisation de l’espace de travail pour les managers est loin d’être un détail insignifiant.

Les études dans ce domaine ont toujours confirmé que les changements de culture à l’intérieur d’une organisation impliquent des mesures sympboliques et significatives, comme l’abolition de la hiérarchie dans les bureaux.

En particulier, dans des organisations basées sur la « culture de la surveillance et de la peur », le pouvoir hiérarchique se transpose directement dans la taillet et le mobilier du bureau.  Par exemple, le manager le plus puissant dispose d’un bureau d’angle à part, suffisamment spacieux pour faire voler un cerf-volant, le tout conçu pour décourager quelque intrusion que ce soit de la part de ses subordonnés.

En conséquence, évoluer vers une vértable « culture de la confiance » demande que l’on se concentre sur la disponibilité, la transparence et l’abolition des hiérarchies physiques. Pour l’organisation d’espaces de travail, comme c’est le cas pour les marchés, « la transparence conduit à l’équité ».

Sommes-nous confrontés à un exemple mémorable de l’approche «Ne mettez pas votre argent là où est votre bouche»?

Souvenons-nous ici de quelques principes (en matière d’espace de bureau) qui devraient aider la Commission à atteindre son objectif d’instaurer une culture de confiance parmi le personnel, en étant un exemple d’excellence dans son fonctionnement et un lieu encore plus attractif pour travail:

• · Penser aux nouveaux lieux de travail comme étant principalement des changements dans les espaces de bureau ou la technologie passe à côté du sujet et peut conduire à des résultats indésirables. Au mieux, ce sera une occasion manquée d’amélioration, et au pire, les performances et le moral diminueront;
• · Il n’y a pas une combinaison unique de méthodes de travail, de technologies et d’espaces de travail. Les exigences varieront selon les directions générales, les départements et les équipes en leur sein;
• · Les bureaux individuels sont la meilleure solution pour le travail sur des tâches complexes exigeant un degré élevé de concentration ou pour le travail demandant une collaboration à distance avec des audioconférences et / ou des vidéoconférences personnelles;
• · Une communication dans les deux sens, avant et pendant le processus de mise en œuvre, est vitale. Une approche consultative de la conception du nouvel espace de travail nécessite de bons processus de dialogue et de prise en compte des retours. Par conséquent, le personnel concerné doit être fortement impliqué dans le processus, notamment en exprimant ses besoins en matière d’espace de travail et en prenant part aux décisions concernant la conception finale. Il peut faire appel aux organisations représentatives du personnel compétentes pour l’aider dans ce processus.

Est-ce que ces bonnes paroles ne viendraient que de R&D ? Pas du tout ! Cela vient de la Communication à la Commission et d’un document de travail des services de la Commission sur le lieu de travail du futur à la Commission européenne (lien). La DG HR et l’OIB font exactement le contraire de ce qu’ils avait proposé il y a un an ! (OIB TV… Back to the office in « The One » ?).

Nous demandons au commissaire Hahn de veiller à ce que la DG HR et OIB mettent enfin leur argent là où se trouve le personnel de la Commission!

Nous exhortons le commissaire Hahn à imposer à tous les services de notre institution – à commencer bien sûr par ceux qui sont directement sous sa tutelle politique – l’application des principes de la communication de la Commission susmentionnée et à restaurer la confiance du personnel en:

• · Rétablissant un dialogue véritable et juste avec le personnel et ses représentants,
• · Permettant au CPPT de mener à bien ses missions, en recevant des dossiers bien préparés et avec suffisamment de temps pour bien les étudier, tout en ayant la possibilité d’en discuter, en n’étant plus confronté aux sermons de la DG HR et de l’OIB;
• · Veillant à ce que la DG HR cesse une fois pour toutes d’être visiblement dépassée par les événements en s’assurant un véritable rôle de gouvernance dans ces procédures;
• · Faisant en sorte que l’OIB retrouve son rôle de bureau de mise en œuvre, simplement responsable de la mise en œuvre des décisions de la Commission, ne prétendant plus imposer «sa vision», et se déguisant en agent de vente d’open space / bureau collaboratif… uniquement pour le «personnel régulier», tout en chouchoutant la direction en défendant bec et ongles leurs bureaux individuels, et même une meilleure qualité de chaises pour les managers, dépassant ainsi la dernière frontière du ridicule! (Bureau individuel spacieux, places de parking et chaises de luxe pour les gestionnaires et bureaux dynamiques pour le personnel).

R&D tient à remercier chaleureusement les DG qui ont clairement exprimé leur mécontentement face à la gestion actuelle du dossier de l’espace de travail, rappelant qu’une consultation et une implication appropriées du personnel sont essentielles car le personnel est le principal atout de la Commission.

Et elles ont également rappelé à juste titre à la DG HR et à l’OIB l’existence de recherches académiques sur les failles du bureau dynamique.

C’est de loin le meilleur moyen d’assurer un leadership crédible et de restaurer la confiance du personnel.

Cristiano Sebastiani,

Président