Bruxelles, 24 mars 2023

Note à l’attention des Directeurs des Agences Exécutives

et des Directeurs généraux de tutelle

Objet : QUI est finalement responsable du déménagement des agences exécutives vers le bâtiment North Light 

Nous tenons à vous remercier une nouvelle fois pour le soutien total que vous avez apporté dans un premier temps, également par votre note commune du 7 juillet 2022, aux positions de votre personnel et de ses représentants, exprimées notamment par une première pétition qui a reçu un très large soutien, en s’opposant fermement au déménagement dans le bâtiment North Light dans le quartier nord.

Par la suite, c’est avec surprise et une sincère déception que nous avons pris connaissance de votre changement d’attitude et, enfin, de votre silence à l’occasion de la réunion avec Pascal Smet où, avec le directeur de l’OIB qui présidait la réunion, vous n’avez pas jugé opportun de réagir aux insultes que Pascal Smet a adressées au personnel, ni de réitérer toutes les critiques indéniables concernant les risques pour la sécurité-sûreté de nos collègues dans ce quartier.

L’absence de toute réaction de votre part est d’autant plus surprenante que le caractère absolument intolérable des insultes de Pascal Smet a été confirmé par la réaction indignée du personnel de toutes les institutions, par la réaction très ferme du Président du Conseil européen, par d’innombrables articles de presse et par le fait que le personnel a demandé au Front commun de lancer une deuxième pétition, qui a déjà recueilli un large soutien, demandant au Commissaire Hahn de défendre notre honorabilité et notre réputation.

Sans parler de l’attitude franchement grotesque de qui a cru bon de se déguiser en « apprenti agent immobilier » pour demander ce qu’il pouvait faire pour contribuer à la réussite du projet urbanistique des autorités belges concernant le réaménagement du quartier nord… dans 10 ans… 

De notre côté, nous n’avons jamais changé d’attitude, nous avons continué à soutenir avec la plus grande fermeté le personnel des agences exécutives, nous avons toujours confirmé nos critiques à l’égard de ce déménagement et nous avons constamment demandé un véritable dialogue social sur cette question.

À cet égard, nous avons dénoncé le fait qu’une fois de plus, dans ses relations avec la représentation du personnel, l’OIB s’est toujours limité à une communication purement unidirectionnelle, exclusivement et systématiquement basée sur la simple transmission d’informations « d’un émetteur à un récepteur », excluant même la moindre prise en compte d’un quelconque retour d’information.

Tout cela, sans oublier que le refus de tout dialogue réel est systématiquement appuyé par des rappels prétendant que le directeur de cet Office bénéficie du soutien indéfectible du Commissaire et de son cabinet et qu’il ne sert absolument à rien de se plaindre de ses attitudes et des décisions de l’OIB.

En tout état de cause, les arguments avancés pour justifier votre « résignation » concernant ce déménagement, ont toujours été jusqu’à présent basés sur le fait qu’il s’agissait là d’une procédure immobilière basée sur l’article 266.3 du Règlement Financier dont la Commission serait seule responsable, tandis que les agences exécutives, les directions générales de tutelle n’auraient aucune responsabilité/possibilité d’intervention à cet égard, et elles ne seraient appelées qu’à simplement signer des SLAs une fois la procédure immobilière attribuée.

Il convient de rappeler que le choix de la base juridique n’est pas une question purement procédurale et juridique dont la représentation du personnel ne devrait pas se préoccuper.

Au contraire, il s’agit d’un aspect crucial parce que ce choix a un impact très important également sur les responsabilités personnelles des collègues concernés, et nous sommes donc en droit de prétendre la plus grande clarté possible à cet égard, également pour répondre aux préoccupations et aux questions qui nous sont soumises. 

C’est pourquoi, n’étant pas convaincu par les explications fournies, le Front Commun a adressé le 10 février une lettre ouverte au Commissaire Hahn dénonçant l’insoutenable obscurité du déménagement vers le bâtiment North Light et posant, entre autres, une série de questions sur cette procédure immobilière.

En particulier, le Front Commun a demandé de confirmer que l’autorité budgétaire avait été informée de ce projet « le plus tôt possible et en tout cas avant toute prospection du marché local », comme l’impose la base juridique mentionnée à l’époque par l’OIB sans oublier qu’il s’agit là d’une étape obligatoire afin d’éviter tout risque de réputation pour la Commission.

En réponse aux questions supplémentaires soulevées par un syndicat, tant lors de sa participation à la réunion plénière du comité local du personnel de Bruxelles que dans sa note pour le dossier du 10 mars, le directeur de l’OIB a confirmé que l’autorité budgétaire n’avait pas été informée de ce projet, étant donné que la base juridique applicable ne serait plus – comme prévu initialement – l’article 266.3[1] du règlement financier, mais plutôt l’article 50a2[2] du règlement financier type pour les agences exécutives, qui n’exige pas en soi une information préalable avant de prospecter le marché.

À cet égard, dans sa note au dossier, le directeur de l’OIB – à juste titre et pour une fois avec une clarté appréciable – a confirmé que ce changement de base juridique a une conséquence substantielle sur la responsabilité des acteurs concernés:

 » Si jamais la base juridique invoquée devait être l’article 50a2 du Règlement Financier applicable aux Agences, les comités de gestion et donc les Directions générales de tutelles et les Directeurs des Agences deviendraient pleinement responsables de la procédure immobilière soumise à l’Autorité budgétaire et donc du choix du bâtiment, au lieu de se limiter à signer un SLA avec la Commission”.

D’une part, il s’agit d’une confirmation très importante de VOTRE pleine responsabilité dans le choix du bâtiment NL Et, pour la suite de la procédure, il est maintenant nécessaire d’avoir l’accord des comités de gestion des AE et donc VOTRE accord en tant que directeurs généraux de tutelle et directeurs des AE.

En effet, il n’est plus possible de prétendre que l’OIB est le seul responsable de ce choix, et que tant les directions générales de tutelle que les directeurs des agences ne peuvent y déroger, puisqu’ils sont simplement appelés à signer les ANS une fois la procédure de construction attribuée.

Nous vous invitons donc à préciser ces aspects dans toute communication future à votre personnel concernant ce déménagement.

Vous conviendrez avec nous qu’assurer la clarté à tout moment et en toutes circonstances sur « qui est responsable de quoi » est un postulat indispensable au respect de l’obligation de rendre compte, qui est un principe de base régissant le fonctionnement de toute administration publique, ainsi qu’une condition préalable indispensable à l’instauration d’une véritable « culture de la confiance » prônée par le commissaire Hahn.

D’autre part, compte tenu de toutes les critiques que vous avez, à juste titre, initialement exprimées concernant le déménagement vers NL, comme il a été souligné à juste titre, rien ne vous empêche plus d’envisager des solutions alternatives en cherchant vous-même « un bâtiment moins cher et mieux situé », en tenant toujours compte également de la performance énergétique.   

En cela, il s’agit d’assurer non seulement la neutralité de ce projet pour la rubrique 7 du budget, mais aussi la meilleure utilisation possible du budget alloué aux AE en réalisant une « analyse coûts-bénéfices » enfin précise prenant en compte l’ensemble des coûts induits par ce déménagement, à commencer par ceux découlant de l’obligation de remettre en état les bureaux actuellement occupés.

Effectuer cette « analyse coûts-bénéfices » enfin précise, n’est pas seulement une responsabilité personnelle de chaque ordonnateur mais aussi une préoccupation essentielle de la représentation du personnel afin d’éviter que la politique du personnel et la gestion des carrières de nos collègues des AE ne soient remises en cause à cause des restrictions budgétaires.

Compte tenu de l’ampleur de la confusion intolérable qui entoure cette procédure et de la gravité des préoccupations de nos collègues, à la lumière du protocole d’accord régissant les relations entre la représentation du personnel et les AE, nous demandons formellement aux directeurs des agences exécutives de convoquer d’urgence une réunion afin de discuter de tous les aspects de cette question.

Plus que jamais, il est urgent de confirmer par des actions et des décisions claires, et non par des slogans creux, que le personnel des agences exécutives n’est pas un personnel de seconde zone.

Le Front commun,

C. Sebastiani / R.Trujillo, Alliance

E. Lieber, Generation 2004

N. Mavraganis, USF

G. Vlandas / H. Conefrey, RS- U4U/USHU

Copie

M. D. Müller, Chef du Cabinet Hahn

Mme S. Bikar, Membre du  Cabinet Hahn

Mme G. Ingestad, Directrice Générale HR

Mr M. Becquet, Chef de service OIB

Mr L. Duluc, Chef de secteur HR. F.4

Personnel des Agences exécutives

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¹ « Pour tout projet immobilier susceptible d’avoir des incidences financières significatives sur le budget, l’institution de l’Union concernée informe le Parlement européen et le Conseil le plus tôt possible, et en tout cas avant toute prospection du marché local, s’il s’agit de marchés immobiliers, ou avant le lancement des appels d’offres, s’il s’agit de travaux immobiliers, de la surface immobilière nécessaire et du planning prévisionnel. »

² « Le conseil d’administration notifie dans les meilleurs délais à l’autorité budgétaire son intention de mettre en œuvre tout projet susceptible d’avoir des incidences financières significatives sur le financement du budget de l’Agence, notamment les projets de nature immobilière tels que la location ou l’achat d’immeubles. Elle en informe la Commission. »